Welk boekhoudprogramma heb ik nodig?

Een goed boekhoudpakket maakt de administratie een stuk eenvoudiger en sneller. Maar er zijn veel programma’s op de markt. Hoe weet u dan welk boekhoudprogramma het beste is voor u en uw onderneming?

Heb ik überhaupt een boekhoudpakket nodig?

Het korte antwoord: ja, u heeft een boekhoudpakket nodig. Het is weliswaar niet verplicht, maar een goed boekhoudprogramma bespaart u wel een heleboel tijd en vermindert de kans op fouten aanzienlijk. Bovendien bewaart het al uw facturen en andere belangrijke documenten voor u. En dat is dan wel weer verplicht.

Welk boekhoudprogramma: offline vs. online

Bij het kiezen van een boekhoudprogramma maakt u eerst de keuze tussen pakket in de cloud (online) of offline software die u op uw laptop of computer installeert. Vaak is dat eerste het makkelijkst. Een online boekhoudprogramma is namelijk altijd up-to-date en beschikbaar vanaf verschillende apparaten. Bovendien zijn je gegevens veilig als uw computer crasht én kunt u makkelijker samenwerken met anderen of bijvoorbeeld uw accountant. Een eenvoudige keuze dus.

Functies

Welk boekhoudprogramma het beste is in uw situatie, is grotendeels afhankelijk van de functies. Als ZZP’er kunt u het vaak wel af met een een simpel en overzichtelijk programma terwijl groeiende MKB’ers behoefte hebben aan wat uitgebreide functionaliteiten. Let bij het kiezen van uw boekhoudpakket in ieder geval op het volgende:

• Overzicht
  Eigenlijk is dit praktisch altijd het geval, maar bekijk toch eerst even of het beoogde programma een goed overzicht biedt van de balans, uw winst- en verliesrekening en eventueel de cashflow. Het is namelijk wel prettig om snel inzicht te krijgen in uw financiële situatie.
• Uitgaande facturen & offertes
  Check of u in het programma offertes en facturen kunt opmaken en versturen. Veel systemen slaan informatie automatisch op, waardoor u slechts in een paar klikken al een factuur of offerte heeft gemaakt. Daarnaast worden verstuurde facturen hiermee automatisch bij uw debiteuren bijgeschreven. Dat scheelt een flink wat werk en houdt het overzicht actueel.
• Inkomende facturen
  Ga na hoe het boekhoudprogramma inkomende facturen verwerkt. Er zijn bijvoorbeeld pakketten met automatische factuurherkenning die uit zichzelf betaalopdrachten voor u klaar zetten. Bekijk ook de mogelijkheden voor het verwerken van terugkerende kosten en het indelen van uw kosten in de juiste categorie.

Hiernaast zijn er nog veel andere functies die wellicht handig voor u kunnen zijn. Zo bieden veel boekhoudpakketten bijvoorbeeld ook overzichtelijk debiteurenbeheer, kunt u uw uren bijhouden in een urenregistratie of kunt u het programma bijna automatisch uw BTW-aangifte laten doen.

Koppelingen

U kunt pas echt efficiënt en effectief boekhouden met de juiste koppelingen. Zeker een bankkoppeling is haast onmisbaar. Deze zet alle mutaties op een rij en stelt u in staat om betalingen eenvoudig in te boeken. Daarbij worden ook afschrijvingen meteen verwerkt en kunt u in sommige gevallen rechtstreeks vanuit het boekhoudprogramma betalingen uitvoeren.

Extra tip: Mits relevant voor uw onderneming zijn ook koppelingen met o.a. het voorraadbeheer, uw kassasysteem, webshop, personeelsadministratie en CRM-systeem aan te raden.

Ondersteuning & training

Doet u zelf de boekhouding? Bekijk dan of er voldoende ondersteuning en/of training beschikbaar is. Op z’n minst een kennisbank met uitgebreide artikelen waarin wordt beschreven hoe u met het boekhoudprogramma moet omgaan. U heeft natuurlijk geen zin om continu met de helpdesk te bellen of uw boekhouder/accountant te raadplegen.

Kosten

Tot slot: de kosten. Deze zijn vaak afhankelijk van de door u gewenste functies en variëren van een tientje tot honderden euro’s per maand. Bedenk daarom goed welke functies u wél en niet nodig heeft. Houd daarbij wel in het achterhoofd dat veel functies en koppelingen u flink wat tijd besparen en hun investering vaak dubbel en dwars waard zijn.

Meer weten?

Meer informatie over welk boekhoudprogramma bij u past? Of wilt u graag dat een specialist af en toe met u meekijkt in uw boekhoudpakket? Neem vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder.