Boekhouding automatiseren: hoe doe je dat?

Een goede boekhouding is belangrijk. Verplicht zelfs. Maar voor veel ondernemers neemt de administratie veel tijd in beslag en is het ook niet het leukste onderdeel van ondernemen. Best logisch dus dat veel ondernemers hun boekhouding automatiseren om efficiënter te werken. Maar hoe doet u dat precies?

Zo kunt u uw boekhouding automatiseren

Voor meer tijdsbesparing en minder kans op fouten.

1. Kies de juiste software

In de boekhouding verwerkt u alle inkomsten en uitgaven van uw bedrijf. U betaalt facturen en ontvangt betalingen van klanten. Dat gaat niet vanzelf. Zeker niet als u de administratie voert in een Excelbestandje. Gelukkig zijn er verschillende programma’s ontwikkeld die het werk voor grotendeels u uit handen nemen en uw boekhouding automatiseren.

2. Digitaliseer de administratie

De boekhouding automatiseren kan alleen als u de boekhouding digitaal doet. Dat houdt in dat u bonnetjes en papieren facturen moet inscannen. Op die manier werkt u met digitale bestanden die u rechtstreeks kunt uploaden naar de boekhoudsoftware zodat ze verwerkt kunnen worden. Bovendien kunt u documenten hiermee ook eenvoudig terugvinden als de Belastingdienst daar om vraagt.

3. Stel automatische facturatie in

Heeft u een geschikt boekhoudprogramma gevonden? Stel dan de facturatie in. Bijna alle boekhoudsoftware beschikt over functionaliteiten waarmee u facturen kunt verzenden. Gewoon in uw eigen huisstijl. Daarmee verzendt u meestal al in een paar klikken een complete factuur. Met een bankkoppeling (daarover later meer) houdt het systeem vervolgens bij of en wanneer de factuur betaald is.

Wilt u ook de boekhouding automatiseren voor binnenkomende facturen? Dan heeft u software met automatische factuurherkenning nodig. Deze zorgt dat inkomende facturen direct verwerkt kunnen worden. Zorg er dan wel voor dat leveranciers hun facturen digitaal aanleveren, bijvoorbeeld als PDF-bijlage in een mail. Dat scheelt weer werk.

4. Zorg voor een correct debiteuren- en crediteurenbestand

Het is belangrijk dat uw bedrijfsgegevens juist op inkomende facturen vermeld worden en dat u zelf de correcte gegevens vermeldt op uitgaande facturen. Die heeft het systeem immers nodig om uw facturen te kunnen herkennen. Als er dus verschillen of afwijkingen zijn, zult u alsnog handmatig de facturen moeten controleren en inboeken. Dat wilt u juist zoveel mogelijk voorkomen.

5. Maak bankkoppelingen

Misschien wel het belangrijkste bij het automatiseren van de boekhouding: de bankkoppeling. Een goede bankkoppeling houdt namelijk de mutaties op uw zakelijke rekening bij. U hoeft dus niet zelf meer alle af- en bijschrijvingen over te typen. Het systeem ziet wat er verandert en doet in veel gevallen meteen een boekingsvoorstel. Met één druk op de knop is de boekhouding daarmee weer up to date en heeft u inzicht in de actuele stand van zaken.

Tip: Een bankkoppeling is essentieel voor een automatische boekhouding, maar u kunt uw boekhoudpakket vaak ook nog aan andere zaken koppelen. Denk aan uren- en salarisadministratie, betaalproviders en kassasystemen.

Resultaat

Het resultaat is een administratie met minimale kans op invoerfouten en waar u amper tijd aan kwijt bent. Zeker als u voor een boekhoudprogramma kiest waarmee u bijvoorbeeld ook de BTW-aangifte haast automatisch kunt doen. Daarnaast helpt een geautomatiseerde boekhouding om scherp te blijven op verlopen betalingstermijnen en krijgt u snel een compleet overzicht van zaken als omzet, winst en verlies.

Belangrijk: controleren & analyseren

Hoewel het automatiseren van de boekhouding veel voordelen oplevert, is het wel zaak om de processen regelmatig te controleren en bij te sturen waar nodig. Zo is bijvoorbeeld de facuurherkenning in veel gevallen niet helemaal feilloos, maar ondertussen bent en blijft u wel zelf verantwoordelijk voor een correcte administratie!

Ook de boekhouding automatiseren?

Wilt u wel de boekhouding automatiseren, maar heeft u geen idee waar u moet beginnen? Of wilt u graag dat een specialist met u meekijkt bij het opzetten van de administratie of dat hij/zij uw administratie controleert? Neem vrijblijvend contact met ons op. Wij helpen u graag verder.