Administratie opzetten: hoe start u?
Bij het starten van een bedrijf moet u ook een administratie opzetten. De belastingdienst moet uw belastingaangiften namelijk snel en goed kunnen controleren. Aan de andere kant verschaft het ook inzicht in uw financiële situatie, waardoor u betere beslissingen kunt maken. Voor uw bedrijf of voor uzelf. Maar hoe start u met de financiële administratie?
Administratie opzetten in 3 stappen
Op deze manier kunt u een feilloze administratie opzetten:
- Zakelijke rekening openen
Bij het starten van een bedrijf schrijft u zich in bij de Kamer van Koophandel (KvK). Als u belastingplichtig bent, ontvangt u ook een btw-identificatienummer en een omzetbelastingnummer aan bij de belastingdienst. Die moet u vermelden op bijvoorbeeld facturen. Het openen van een zakelijke rekening is niet verplicht, maar wel aan te raden. Het straalt namelijk professionaliteit uit en het helpt u privé en zakelijke uitgaven en inkomsten beter gescheiden te houden. Dat scheelt straks een hoop werk tijdens het bijhouden van de administratie.
-
Een boekhoudprogramma gebruiken
Een financiële administratie opzetten is tegenwoordig door boekhoudprogramma’s een stuk makkelijker gemaakt. In speciale administratiesoftware als iMuis of Loket.nl voert u simpelweg gegevens in als:
- in- en verkoopfacturen
- kassabonnen
- reiskosten
- contracten en overeenkomsten
- loonkosten (o.a. loonstrookjes en jaaropgaves)
- belastingaangiftes (btw, inkomstenbelasting en bijdrage zorgverzekeringswet)
De tools doen vervolgens de rest. De winst- en verliesrekening, verschuldigde btw en inkomstenbelasting worden bijvoorbeeld vaak allemaal automatisch voor u berekend. Zo ziet u in één oogopslag hoe u ervoor staat.
-
Uren bijhouden
Bij het opzetten van de administratie is het ook belangrijk om meteen uw gemaakte uren bij te houden. Soms kan dat in uw boekhoudprogramma en soms moet u daar een aparte urenadministratie voor bijhouden. Door uw uren bij te houden kunt u namelijk bewijzen dat u terecht in aanmerking komt voor bepaalde aftrekposten en andere fiscale regelingen voor ondernemers. Zo moet u bijvoorbeeld aan het urencriterium van 1125 uur voldoen om voor de inkomstenbelasting te worden gezien als ondernemer.
Lees meer: Hoeveel inkomstenbelasting moet ik betalen als ondernemer?
Administratie bijhouden
De administratie opzetten is belangrijk, maar de administratie bijhouden en bewaren is misschien nog wel belangrijker. Zeker als uw bedrijf groeit, kan het namelijk nogal snel onoverzichtelijk worden. Of u heeft er steeds minder tijd voor. Toch is het belangrijk om de administratie goed bij te blijven houden. U kunt namelijk een fikse boete verwachten als de belastingdienst komt controleren en uw cijfers blijken niet te kloppen.
Houd daarom iedere twee weken of in ieder geval iedere maand wat tijd vrij in uw agenda om de administratie bij te werken. Zo voorkomt u dat u achter de feiten aanloopt. Werk aan het einde van de dag ook direct het aantal gewerkte uren bij. De ervaring leert namelijk dat ondernemers weken later vaak niet meer precies weten hoeveel uur zij aan hun onderneming besteed hebben.
Tip: Heeft u echt geen tijd? Of levert het bijhouden van de administratie u veel stress op? Overweeg de administratie dan uit te besteden. Hier leest u waar u op moet letten bij het vinden van een geschikte boekhouder.
De administratie bewaren
Als ondernemer heeft u een bewaarplicht. Basisgegevens als het grootboek, de debiteuren- en crediteurenadministratie, de voorraadadministratie, in- en verkoop en de loonadministratie moeten bijvoorbeeld 7 jaar lang bewaard worden. Gegevens van onroerende zaken zelfs 10 jaar. U mag deze gegevens gewoon digitaal bewaren. Het is dan wel aan te raden om regelmatig een back-up te maken en die te bewaren op een externe harde schijf of in de cloud.
Ook de administratie opzetten?
Wilt u uw administratie opzetten en kunt u wel wat hulp gebruiken? Of wilt u zelf blijven boekhouden, maar wel met de zekerheid van een specialist die af en toe met u meekijkt? Neem dan vrijblijvend contact met ons op. We helpen u graag verder.
